De uitdaging

Een voorbeeld van hoe RS heeft samengewerkt met een organisatie om het indirecte inkoopproces te verbeteren is onze relatie met een van de grootste autofabrikanten. Met RS als een van hun belangrijkste leveranciers voor MRO-producten, werden ze geconfronteerd met het plaatsen van grote hoeveelheden orders met lage transactiekosten binnen hun organisatie. Elke bestelling moest een handmatig aanvraagproces doorlopen en handmatig worden ingevoerd in hun lokale ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).

Dit veroorzaakte dubbel werk voor de inkoopafdeling en als gevolg daarvan waren de verwerkingstijden (en de daaruit voortvloeiende kosten) voor elke bestelling hoog, aangezien elke bestelling die buiten het eigen eProcurement-systeem van het bedrijf werd geplaatst, een interne inkooporder vereiste die in het systeem moest worden geplaatst en toegevoegd. Gezien het aantal transacties in een organisatie van deze omvang, betekende dit een aanzienlijke verzwaring van de werklast voor de inkoopteams.

Het is dus van groot belang om de proceskosten te verlagen in plaats van alleen te kijken naar de aankoopprijs.

Daarnaast wilde de klant meer zicht hebben op zijn indirecte uitgaven bij de belangrijkste leveranciers bij wie hij regelmatig inkoopt, zodat kostenbesparingen en efficiencykansen beter kunnen worden geïdentificeerd. Daarom wilde het bedrijf deze systemen integreren in het eProcurement-systeem.

De oplossing

RS werd gekozen om deel uit te maken van de eerste fase van leveranciers waarmee de autofabrikant wilde integreren. Dit was te danken aan het uitgebreide productassortiment van RS, waardoor het bedrijf in alle behoeften van de productcategorieën van de klant kon voorzien, en aan de technische ervaring die RS heeft met eProcurement-implementaties.

Om de technici zo min mogelijk te storen en toch toegang te geven tot producten, technische gegevens, afbeeldingen en de beschikbaarheid van voorraden, werd gebruik gemaakt van de de zogenaamde PunchOut. PunchOut biedt een beveiligde verbinding met de website van RS vanuit de eProcurement-module van de klant. Het gebruik van PunchOut betekent dat eindgebruikers bij de autofabrikant een inkooporder (PO) in hun eigen systeem kunnen openen, toegang krijgen tot de website van RS en een winkelmandje met producten kunnen samenstellen, dat vervolgens weer in hun systeem wordt opgehaald. Wanneer de gegevens van het winkelmandje worden ontvangen, wordt de inkooporder automatisch gevuld met alle gegevens die de klant nodig heeft, klaar om (via eventuele interne goedkeuringen) rechtstreeks naar RS te worden verzonden voor verwerking.

Het resultaat

Dit nieuwe, vereenvoudigde proces heeft de doorlooptijd voor het plaatsen van orders aanzienlijk verkort, terwijl eindgebruikers de autonomie behouden om zelf aankopen te doen. Hierdoor hebben zowel het inkoopteam als de eindgebruikers tijd vrij om zich te richten op activiteiten met toegevoegde waarde in hun respectievelijke rollen.

De totale ‘zachte’ proceskosten zijn teruggebracht van 261.000 dollar naar 165.812 dollar - een besparing van iets meer dan 95.000 dollar. Dit is bereikt door de gemiddelde doorlooptijd van het orderproces terug te brengen van 89 minuten naar slechts 56 minuten. Dit komt neer op slechts 7 minuten om een bestelling te plaatsen (de helft van het vorige papieren proces), autorisatie in 6 minuten (de helft van het vorige proces) en het niet meer hoeven bevestigen van de prijs/beschikbaarheid van het product omdat deze informatie direct toegankelijk is (11 minuten minder dan in het vorige proces). Daarnaast is het ook niet meer nodig om elke maand afzonderlijke facturen te betalen, omdat RS één maandelijks factuuroverzicht levert.

Bovendien geeft het gebruik van één geïntegreerd systeem de klant meer transparantie over zijn directe uitgaven. Met alle gegevens van duizenden aankopen verzameld in één systeem is het nu mogelijk om deze informatie te analyseren om de klant te helpen zijn prestaties te benchmarken en zijn indirecte inkoopstrategie in de toekomst te verbeteren.

De integratie zelf werd gezamenlijk uitgevoerd door technische experts van beide partijen, waarbij een speciale eCommerce-specialist van RS het proces van begin tot eind heeft begeleid.

Vanwege het grote aantal variabelen dat bij het opzetten betrokken was, brachten de teams het huidige proces van de klant in kaart om te controleren of het nieuwe proces dit zo dicht mogelijk zou volgen om het gewenste resultaat te bereiken en ervoor te zorgen dat alle benodigde inkoopgegevens in één systeem werden vastgelegd. Na grondig testen ging het uiteindelijke systeem live. RS bleef de verbinding de eerste maand monitoren voordat het project werd afgesloten als een succesvolle integratie.

Tot slot kunnen de gegevens van eProcurement door de klant worden gebruikt om de voorraad beter onder controle te houden. Door duidelijk zicht te hebben op wat er wordt ingekocht, is het mogelijk om een voorraadprofiel te maken op basis van het daadwerkelijke verbruik. Dit betekent dat de klant alleen de voorraad hoeft aan te houden die hij daadwerkelijk gebruikt (met name om ongepland onderhoud op te vangen), terwijl dure artikelen die niet regelmatig worden gebruikt, kunnen worden besteld wanneer ze nodig zijn door gebruik te maken van de leveringsopties van RS.